מטרת קיבוץ הרשומות היא להציג הפרדה בין קבוצות של רשומות. אפשרות זו נוחה על מנת לבצע איחוד בין פרטים מאותה משפחה, על מנת לשנות את סדר התצוגה.

ספר הטלפונים המסורתי מציג את כל הרשומות לפי א"ב של שם משפחה. הבעיה היא כאשר יש כמה פרטים בעלי אותו שם (משפחת כהן למשל) שאינם שייכים בהכרח לאותה משפחה, וכך מוצגים הרבה אנשים אחד אחרי השני לפי סדר הא"ב, בלי שניתן להבחין בשיוך המשפחתי (משום שכולם שייכים כביכול לאותה משפחה).
אם תבחרו להציג את ספר הטלפונים (ההגדרה מתבצעת עבור כל קטגוריה בנפרד, בניהול הקטגוריה) לפי "שם משפחה+טלפון", רשימת האנשים תוצג באופן המאחד יחד תחת אותה קבוצה את כל הפריטים החולקים גם שם משפחה זהה וגם מספר טלפון קווי זהה (משום שזו הדרך היעילה ביותר להפריד בין כהן לכהן למשל).

ההגדרה מתבצעת כך:


התוצאה נראית כך: יש הפרדה מודגשת בין משפחה למשפחה, כל משפחה מקבלת כותרת לפי שמה ומספר הטלפון שלה

• שימו לב כי אנשים ללא שם משפחה יוצגו בראש הרשימה.
• שימו לב כי פרטים ללא מספר טלפון קווי, או מספר שאינו תואם למשפחה אליה הם אמורים להשתייך, יוצגו כאילו הם שייכים למשפחה משל עצמם (למשל למשפחת כהן יש ילד בשם חיים כהן, אבל המספר הקווי שלו אחר מהמספר של הוריו. המערכת תציג אותו בנפרד, כאילו הוא שייך למשפחת כהן אחרת.)
• ניתן לאחד משפחות גם לפי שדה "חברה" במידה והקריטריון שם משפחה+מס' קווי אינו מתאים לכם.
• איחוד לפי שדה "חברה" מתאים במיוחד לאיחוד של קטגוריה כמו "לקוחות" כך שכל לקוח מוצג יחד עם שאר הלקוחות מאותה חברה.