הייטק ירושלמי : על ייעול וניהול מידע בארגון
סיון טכנולוגיות מתקדמות היא חברת הייטק ירושלמית שעוסקת בעיצוב וייצור לייזרים. את סיון הכרנו כחברה בינונית ומהר מאוד עבדנו מול ארגון שמונה היום כ-120 עובדים והיד עוד נטויה.
בתוך הלו"ז העמוס בין לייזרים לשורות קוד, הצלחנו לתפוס את ענבר, מטמיעת המערכות שלהם, לשיחה קצרה וללמוד ממנה על חשיבותו של פורטל פנים ארגוני בחברה והשפעתו על תהליכים פרודוקטיביים וחברתיים בהנהלה ובקהילת העובדים.
" אז בואי נתחיל, מה הצורך שהביא אתכם לחפש מערכת פנים ארגונית?
בעבר, כל ניהול המידע (בטיחות, טפסים, נהלים, טלפונים ועוד) היה מפוזר במקומות שונים שהגישה אליהם לא הייתה נוחה. עובד שרצה לחפש מידע מסוים התקשה מאוד ומצאנו את עצמנו שולחים שוב ושוב את אותם המסמכים במייל או מייצרים עותקים.
בגדול: רצינו לייעל תהליכים שונים בחברה. מניהול והפצה של מידע ועד לנתינת שירות טוב יותר לעובדים.
בנוסף, חיפשנו ערך מוסף - חיבור בין העובדים ויצירת "קהילתיות".
מה השימוש העיקרי שלכם במערכת כיום ואיך זה השפיע על תהליכים שונים בחברה?
היום העברנו את כל המידע החיוני לעובד לאתר - טפסים, נהלים, פרוצדורות וכדומה. למשל - עובד חדש שנקלט לחברה, מופנה לקבל את כל המידע הדרוש לו דרך האתר.
במקביל, אנחנו מפעילים כלי יעיל מאוד שמחלקת האחזקה אצלנו אימצה לשירותיה והפכה אותו לחלק אינטגרלי מפעילותה השוטפת. אני מדברת על קריאות השירות. אם בעבר מנהלי הענפים היו מקבלים בקשות בטלפון/וואטסאפ/מייל, היום כל הקריאות עוברות אך ורק דרך הפורטל. כך יש מקום מסודר בו ניתן לעקוב, לטפל ולנהל את מערך האחזקה והשירות בחברה.
היינו מצפים שהעובדים יביעו התנגדות לכל השינויים בהתנהלות, שהרי הרבה יותר נוח לקבל מידע ושירותים במייל או בטלפון. האם נתקלתם בכאלו?
האמת שלא. המערכת סה"כ ידידותית למשתמש וגם לו הרבה יותר נוח שכל המידע נמצא במקום אחד לעומת פעם שהטלפונים היו במסמך דוקס, והנהלים בשרת והקריאות דרך המייל. היום יש לו יוזר אחד, במערכת אחת ושם הוא מבצע את כל הפעולות שהוא צריך ומתעדכן במידע שרלוונטי לו.
אז באמת ספרי לי על תהליך הטמעת המערכת בחברה, מה הייתה האסטרטגיה?
מתוך הדרישות שקיבלתי גם מצד ההנהלה וגם העובדים, בניתי את הפורטל. כשידעתי שכדי לגרום לעובדים להתיידד ולהשתמש בפורטל עליי לשים בו אבני דרך בהם הם משתמשים יום יום ויוכלו לבצע אותם אך ורק דרך האתר.
לדוג' - עובד חדש שרוצה לקבל מידע על החברה / הזמנת ארוחת צהריים / בקשות שירות לאחזקה.
תהליך ההטמעה עדיין לא הסתיים ואני מניחה שייקח עוד זמן, בסופו של יום גם החברה עצמה עדיין מתפתחת. למערכת יש פוטנציאל גדול להיות משמעותית ומרכזית בארגון, זה רק עניין של זמן ושינוי הרגלים.
מה שכן, כבר אני מקבלת תגובות חיוביות על השימוש הנוח ועל כמה שזה עוזר.
האם את מרגישה ייעול תהליכים בארגון בעקבות המעבר לפורטל?
בוודאי. בסופו של יום הפורטל הוא כלי שמאגד כמה תהליכים יחד. ללא הפורטל המידע היה נשאר מפוזר והיום כל המידע והשירותים במקום אחד.
מה דעתך על קונספט המערכת הגנרית?
המערכת פשוטה לתפעול ואינטואטיבית. קיבלתי הדרכה קצרה בהתחלה ואז הכל ממש זרם, בעיקר יחד עם המדריכים והתמיכה.
לעיתים הגנריות מגבילה, אבל מוצאים דרכים יצירתיות לפתרונות. מעבר לכך, היתרון הגדול בגנריות הוא המחיר ושיש הרבה עם מה לעבוד וכלים ליישם. לא פעם פניתי אליכם והעלתם בפניי דרכים אחרות ליישם דברים בצורה שלא חשבתי בכלל.
איך את רואה את המערכת במלוא הפוטנציאל שלה בחברה?
תראי, פורטל זה משהו מאוד חשוב בארגון. אני גם שומעת מחברות אחרות שהפורטל הוא כלי מאוד חזק לעובדים החדשים שצריכים ללמוד על הארגון, לעובדים הקיימים לקבל מידע ושירות וגם לתקשורת בין הארגון לעובדים. זה שער לארגון ולמידע בו שהוא מאוד מאוד חשוב.
אז מבחינתי פוטנציאל המערכת הוא שכל השירותים, המידע והתיעוד ינוהלו דרך הפורטל. מהזמנת אוכל, דרך קליטת עובד חדש במשאבי אנוש ועד לניהול הדרכות בטיחות לעובדים. העובד יודע שכל הפעולות, המידע והשירותים שהוא מקבל נמצאים תחת מערכת אחת."
אמנם לא נוכל להציג בפניכם את המערכת הפנים ארגונית שלהם, אבל אם תרצו להתרשם מהחברה : https://civan.co.il/.
למערכת כמו של סיון דברו איתנו :)
