ראיון עם יפעת כץ, מנהלת פורטל קיבוץ רמת רחל
לקיבוץ רמת רחל פרוטל פנים ארגוני מרשים. להלן ראיון קצר עם יפעת כץ, מנהלת הפורטל.
ברמת רחל היו ניסיונות רבים להטמיע פורטל לחברים, בפרק זמן של 10 שנים. בהתחלה בנו פורטל ייחודי ("לא תוכנת מדף") אך ורק לרמת רחל, תהליך שעלה עשרות אלפי שקלים ולא יצא לפועל. אחרי כמה גלגולים הגענו ל – Effectgo (מעוף+) דרך כנס של מנהלי קהילה בקיבוצים.
יתרונות של המערכת, הנגישות וקלות התפעול והקשר הטוב עם הצוות הטכני ומנהלי אפקט מערכות שכנעו אותנו ללכת על זה.
בהתחלה למדתי לתפעל את המערכת ואז הגדרנו ביחד עם התמיכה הטכנית את צרכים של רמת רחל, אפיינו ועיצבנו את האתר, והכנסתי תוכן ראשוני למערכת.
איך הייתה ההטמעה של הפורטל בקיבוצך?
את ההטמעה התחלתי לאט לאט. בהתחלה העברנו את כל הפלטפורמות שהיו לנו לשליחת הודעות לתוך הפורטל, כך שכל האינפורמציה של הקיבוץ עברה דרכו ולא הייתה לחבר ברירה אלא להיות מחובר אם הוא רוצה לדעת מה קורה בקיבוץ.
במקביל התחלתי להעביר בהודעות ולהכניס למערכת את כל האינפורמציה של סיכומי הנהלות ואסיפות רק דרך הפורטל.
לאחר תקופת הסתגלות התחלנו להשתמש במערכת הזמנת אירועים שאצלנו נקראת "הזמנת ארוחות".
לקח קצת זמן ועם הרבה עזרה המשתמשים הבינו איך להשתמש במערכת בדיעבד אני חושבת שהיה יותר טוב לעשות הדרכה פרונטלית או סרטון הדרכה.
כיום אנו משתמשים גם במערכת זימון תורים של המרפאה שההטמעה שלה הייתה דרך סרטון הדרכה ועובדת מצוין.
איך החברים קיבלו את השירות החדש?
לקחת קצת זמן לחברים להתרגל למערכת ולהבין את אופן השימוש בה. בכל התקופה הראשונה, וגם היום, הייתי זמינה בכל שעות היום לפתור בעיות ולעזור בתפעול למי שהתקשה. היום כבר כמעט כל החברים, אם לא כולם יודעים לתפעל את המערכת ויש מעט מאד פניות לעזרה.
בתקופת הקורונה הפורטל היה לעזר רב והיה מבחינת מציל נפשות גם לרכזי הענפים, בעלי תפקידים וגם לחברים שיכלו להזמין ארוחות דרך הפורטל כשהיו הסגרים. אנשים הזמינו אוכל דרך המערכת וחדר האוכל חילק את האוכל לחברים עד הבית. כל הניהול של משבר הקורונה היה הרבה יותר קל בזכות הפורטל.
באיזה כלים נוספים אתם משתמשים לטובת התקשורת עם החברים, מוסדות הקיבוץ?
לפני כחצי שנה בערך הטמענו את מערכת הזמנת התורים מהמרפאה לחברי הקיבוץ. ההטמעה הייתה מהירה והחברים התחילו את השימוש במערכת באופן מידי.
גם החברים וגם מתפעלות המערכת מרוצים מאוד מהקלות של התפעול והשימוש במערכת. החברים מרוצים שהם לא צריכים להיות תלויים במזכירות הרפואיות או האחיות בשביל להזמין תור לרופא ושהם יכולים להזמין לבד לפי תארי ושעה פנויה.
לאחר שלוש שנים שבהם אני מתפעלת את מערכת הפורטל ברמת רחל אני חושבת שזאת אחת המערכות הקלות לתפעול ולשימוש שיש בשוק.
מערך התמיכה הטכנית נהדר: קשוב, תמיד מוכן וזמין לעזרה ומוכן לעזור, ולטפל בכל בעיה שצצה במהירות, דבר שהוא לא מובן מאליו. כמו כן תמיד פתוח ומוזמן לפתח נישות חדשות לפי צרכי הקיבוץ וכמו כן תמיד מחדשים במערכות נוספות לנוחיות המשתמשים.