למה אנחנו קונים פתרון שכבר יש לנו?

לא פעם קורה שארגונים רוכשים פתרונות תוכנה ללא צורך אמיתי בכך. התוצאה: בזבוז משאבים יקרים, הקמת פילים לבנים וחוסר יעילות. בכתבה שלפניכם נתאר את הסיבות לרכישת פתרונות תוכנה מיותרים וניתן כמה טיפים שיעזרו לכם להימנע מטעויות יקרות.


יקר ממה שנדמה לנו…
ברכישת פתרונות תוכנה קיימות עלויות שקופות ועלויות נסתרות.
העלויות השקופות הן לרוב שתיים:
הראשונה, עלות הקמת המערכת: כוללת את התקנת המערכת, הדרכה ראשונית ועיצוב.
השנייה, עלות מנוי תחזוקה: כולל אחסון, שירותי ענן/חומרה ותמיכה.

העלויות השקופות הן ברורות, ידועות מראש ובדרך כלל קבועות.
העלויות הנסתרות באות לידי ביטוי בעיקר במשאב האנושי:
- הכשרת הצוות המוביל את השימוש במערכת החדשה ולעיתים הקמת צוות חדש למשימה.
- הטמעת המערכת אצל כל חברי הארגון

הבעייתיות היא שלרוב בתהליך הרכישה, אנחנו לא ערים ו/או לוקחים בחשבון את העלויות הנסתרות הכרוכות בהכנסת מערכת חדשה לארגון. התעלמות מעלויות אלו היא קריטית כיוון שהן הרבה יותר גדולות מאשר העלויות השקופות.
בהטמעת מערכת חדשה שלא לצורך, ארגונים משלמים מחיר כבד הן כלכלית והן "נפשית".

למה לנו כל העניין הזה?
כשאנו ניגשים לרכוש פתרון תוכנה חדש, הדבר הראשון שעלינו לעשות הוא לאפיין את הצרכים. כל שעה שתשקיעו באפיון אפקטיבי, תחסוך משאבים ותגדיל את הסיכוי של הארגון להגיע להחלטה הנכונה עבורו. תוצאת האפיון צריכה להיות מסמך ובו מתוארים בבירור הצרכים עליהם המערכת תיתן פתרון. האפיון חייב לכלול התייחסות למגוון המשתמשים, הצרכים והיכולות שלהם.

דעו מה יש לכם בידיים...
אחרי שאנו יודעים מה אנו צריכים, עוברים לחלק החשוב ביותר: לבדוק אילו כלים קיימים כבר בארגון והאם הם יכולים לתת מענה לצרכים באפיון. כדאי להכיר היטב את הכלים שכבר רכשנו לארגון, לא מעטים המקרים בהם ארגונים לא ממצים את מירב היכולות של כלים קיימים.

כיום, ספקי פתרונות תוכנה מודעים לבעיה זו ומפעילים אמצעים מגוונים בניסיון לעלות את המודעות ולעודד משתמשים קיימים לנצל יותר יכולות בכלים שכבר רכשו. בין האמצעים: וובינרים, ניוזלטרים, מפגשים מקצועיים, כנסי לקוחות ועוד. חשוב שמנהלי הארגון ינצלו ויפיקו את המירב מהמידע שמגיע מאמצעים אלו. התעלמות/ אי קבלה של ניוזלטר או היעדרות מהדרכות/כנס לקוחות של מוצר שהארגון כבר רכש, יכולה להיות טעות יקרה מאוד.

קצת צניעות
ריבוי מערכות זה דבר יקר הן מבחינת עלויות התחזוקה והרכישה והן מבחינת שעות העבודה שעלינו להשקיע, שלא לדבר על חוסר היעילות… במקרים רבים כלים ייעודיים וחדשים מספקים מוצר איכותי יותר מאשר הפתרון שיש לנו כבר בידיים והרעיון להשמיש אותם בארגון קוסם לנו, וזה טבעי.

אבל, קצת צניעות!
- האם ההבדל בין הפתרון שכבר יש לנו לבין הכלי הייעודי הוא כל כך קריטי לארגון?
- האם זה מצדיק ריבוי מערכות?
- האם לארגון יש את המשאב האנושי שיכול להכיל ריבוי מערכות?
ברוב המקרים התשובה לשאלות הללו תהיה שלילית..

אז מה בעצם הכי נכון לעשות?
כשבני משפחתי יוצאים לקניית בגדים, אחרי שאני מתאושש מהבשורה המרה, אני פועל לצמצום נזקים ומפעיל את נוהל הקניות:
- עושים רשימה מסודרת של מה שצריכים ולא של מה שרוצים
- מוציאים את כל מה שיש בארון ומביאים מה שתלוי על החבל
- רואים מה כבר יש ומוחקים מהרשימה את מה שכבר יש
- קונים רק מה שבאמת צריך
תאמינו לי, זה חוסך הרבה!

הכותב: בטו בסודו, מנכ"ל Effect Systems, פתרונות תוכנה חכמים לארגונים.

---
רוצים להכיר טוב יותר את המערכת שלכם וכך לחסוך טעויות ועלויות?
אנחנו מקיימים כנס מעוף+ ב12.12.2018 בתל אביב עם הרבה תוכן, כלים ודוגמאות!  
לתכנית המלאה והרשמה ללא עלות >> לחצו כאן

חידושים ועדכונים