שידינו לא תהיה קלה על כפתור ה"שלח"

כמה הודעות או מסרונים הוצאתם השבוע? יש לכם מידע כמה קראו אותם? ומה קורה כשרוצים לחפש הודעה ישנה?

משלוח התראות או מסרונים הוא כלי טוב לידוע ועדכון, אבל שימוש מוגזם בו יכול להפוך לחרב פיפיות. במקום שאנשים ירגישו שהמידע נגיש להם וזמין הם עשויים להרגיש מוצפים וללכת לאיבוד בסבך המידע. מה עושים?

חמישה טיפים שיעזרו לכם לשפר את השימוש במסרים מיידיים בקהילה ובארגון שלכם:

1. גבשו מדיניות ברורה מה שולחים מתי

בין אם מדובר על מידע שנשלח לטלפון הנייד כמסרון SMS ובין אם מדובר על התראת Push Notification שאתם שולחים בוואטסאפ, בטלגרם או באמצעות אפליקציות ייעודיות כגון Effect-Go, בסוף הכל מגיע אלינו לטלפון הנייד.
כדי לא להפוך למטרד חשוב שניתן את הדעת על סוג ההודעות שאנחנו שולחים ועל הכמות היומית הרצויה. גבשו מדיניות מה חשוב לשלוח בהודעה מיידית ומה אפשר להעביר גם בדרכים אחרות.

2. דחוף וחשוב זה לא אותו הדבר

מסרים מידיים מתאימים להודעות דחופות שדורשות פעולה מיידית מהמשתמש, ולא מתאימים לטקסטים ארוכים או למידע שלא רלוונטי לכאן ועכשיו. לכן, ההמלצה שלנו, שולחים רק דברים דחופים או כאלה שדורשים פעולה מיידית מצד המשתמשים, וכל מידע אחר דואגים שיופיע באתר הארגון או שולחים בניוזלטר.

3. היזהרו משחיקה של המשתמשים

מכירים את הסיפור על רועה הכבשים שצעק בצחוק: "זאב זאב", וכשבאמת בא זאב כבר אף אחד לא האמין לו? אם תשתמשו במסרים מידיים לכל דבר ועניין סיכוי סביר שיהיו כאלה שיסירו את האפליקציה או יתעלמו מההודעות ששלחתם.
ניקח לדוגמה את "התפריט היומי" לא לכולם יש צורך לקבל אותו כל יום מחדש כהודעה לנייד, ואתם עשויים לפספס אותם, כשיהיה עניין שבאמת דחוף לידע עליו, כמו עדכונים שנוגעים למגפת הקורונה או בעת אירוע ביטחוני.
היו קשובים לחברי וחברות הקהילה, בדקו את מידת ההיענות שלהם למסרים שאתם מפיצים, עד כמה הם מרגישים שרלוונטיות להם. ובעניין "התפריט היומי", ההמלצה שלנו, עדכנו אותו מידי יום באתר, וכדי להקל שימו קישור אליו מהאפליקציה.

4. מסרונים והתראות לא מחליפים את עבודת הניהול

מסרים מידיים יכולים לסייע בניהול, אבל לא מסירים אחריות מהמנהל.ת. בוא ניקח לדוגמה נושא של "קריאות שירות" על תקלות ונושאים שיש לטפל בהם. אם ננהל את הפניות רק דרך מסרונים או התראות לא נוכל לנהל מעקב מסודר על הטיפול בקריאה, בעוד שאם נעבוד עם מערכות מסודרות נוכל לקבל תזכורות, לעקוב אחרי סטטוס הטיפול, לתעד ולהפיק דוחות תקופתיים, ואף ליצור חיוב ישיר להנה"ח עבור הטיפול שבוצע.

5. תעשירו את ארגז הכלים שלכם

אם מסרונים או התראות הם הכלי היחיד בארגז הכלים, זאת מנסתם גם ברירת המחדל שלכם, אבל אם הארגון יחליט לאמץ כלי עבודה נוספים הוא יוכל להקל הן על בעלי התפקידים והן על חברי הקהילה.

ככה בעלי תפקידים יוכלו לעדכן באתר הקהילתי את המידע באופן שוטף, לידע על שינויים, וחברי וחברות הקהילה יתרגלו לחפש אותו בעת הצורך, במקום שיתפרץ להם מידי יום לנייד.

רוצים לשמוע עוד על אפליקציית Effect-Go, מערכת "קריאות שירות" או אתר קהילתי? מוזמנים לפנות אלינו.


חידושים ועדכונים

אתר חדש למשקי הדרום
16
ספטמבר

אתר חדש למשקי הדרום

מזל טוב למשקי הדרום! לאחרונה עלה אתר חדש שנדנה על ידי אפקט מערכות במערכת קוד פתוח Drupal.

גרסה ספטמבר 2020 למעוף+
16
ספטמבר

גרסה ספטמבר 2020 למעוף+

ממשיכים לשפר ולחדש במערכת מעוף+. בתחילת ספטמבר עודכנה גרסת מעוף+. להלן תקציר החידושים.

שידינו לא תהיה קלה על כפתור ה``שלח``
15
ספטמבר

שידינו לא תהיה קלה על כפתור ה"שלח"

כמה הודעות או מסרונים הוצאתם השבוע? יש לכם מידע כמה קראו אותם? ומה קורה כשרוצים לחפש הודעה ישנה?

איך מתארגנים להמשך המגיפה?
15
ספטמבר

איך מתארגנים להמשך המגיפה?

מעוף+ היא מערכת גמישה עם מגוון רחב של כלים. במהלך מגיפת הקורונה ארגונים מנצלים באופנים מגוונים את מע...