שידינו לא תהיה קלה על כפתור ה"שלח"

כמה הודעות או מסרונים הוצאתם השבוע? יש לכם מידע כמה קראו אותם? ומה קורה כשרוצים לחפש הודעה ישנה?

משלוח התראות או מסרונים הוא כלי טוב לידוע ועדכון, אבל שימוש מוגזם בו יכול להפוך לחרב פיפיות. במקום שאנשים ירגישו שהמידע נגיש להם וזמין הם עשויים להרגיש מוצפים וללכת לאיבוד בסבך המידע. מה עושים?

חמישה טיפים שיעזרו לכם לשפר את השימוש במסרים מיידיים בקהילה ובארגון שלכם:

1. גבשו מדיניות ברורה מה שולחים מתי

בין אם מדובר על מידע שנשלח לטלפון הנייד כמסרון SMS ובין אם מדובר על התראת Push Notification שאתם שולחים בוואטסאפ, בטלגרם או באמצעות אפליקציות ייעודיות כגון Effect-Go, בסוף הכל מגיע אלינו לטלפון הנייד.
כדי לא להפוך למטרד חשוב שניתן את הדעת על סוג ההודעות שאנחנו שולחים ועל הכמות היומית הרצויה. גבשו מדיניות מה חשוב לשלוח בהודעה מיידית ומה אפשר להעביר גם בדרכים אחרות.

2. דחוף וחשוב זה לא אותו הדבר

מסרים מידיים מתאימים להודעות דחופות שדורשות פעולה מיידית מהמשתמש, ולא מתאימים לטקסטים ארוכים או למידע שלא רלוונטי לכאן ועכשיו. לכן, ההמלצה שלנו, שולחים רק דברים דחופים או כאלה שדורשים פעולה מיידית מצד המשתמשים, וכל מידע אחר דואגים שיופיע באתר הארגון או שולחים בניוזלטר.

3. היזהרו משחיקה של המשתמשים

מכירים את הסיפור על רועה הכבשים שצעק בצחוק: "זאב זאב", וכשבאמת בא זאב כבר אף אחד לא האמין לו? אם תשתמשו במסרים מידיים לכל דבר ועניין סיכוי סביר שיהיו כאלה שיסירו את האפליקציה או יתעלמו מההודעות ששלחתם.
ניקח לדוגמה את "התפריט היומי" לא לכולם יש צורך לקבל אותו כל יום מחדש כהודעה לנייד, ואתם עשויים לפספס אותם, כשיהיה עניין שבאמת דחוף לידע עליו, כמו עדכונים שנוגעים למגפת הקורונה או בעת אירוע ביטחוני.
היו קשובים לחברי וחברות הקהילה, בדקו את מידת ההיענות שלהם למסרים שאתם מפיצים, עד כמה הם מרגישים שרלוונטיות להם. ובעניין "התפריט היומי", ההמלצה שלנו, עדכנו אותו מידי יום באתר, וכדי להקל שימו קישור אליו מהאפליקציה.

4. מסרונים והתראות לא מחליפים את עבודת הניהול

מסרים מידיים יכולים לסייע בניהול, אבל לא מסירים אחריות מהמנהל.ת. בוא ניקח לדוגמה נושא של "קריאות שירות" על תקלות ונושאים שיש לטפל בהם. אם ננהל את הפניות רק דרך מסרונים או התראות לא נוכל לנהל מעקב מסודר על הטיפול בקריאה, בעוד שאם נעבוד עם מערכות מסודרות נוכל לקבל תזכורות, לעקוב אחרי סטטוס הטיפול, לתעד ולהפיק דוחות תקופתיים, ואף ליצור חיוב ישיר להנה"ח עבור הטיפול שבוצע.

5. תעשירו את ארגז הכלים שלכם

אם מסרונים או התראות הם הכלי היחיד בארגז הכלים, זאת מנסתם גם ברירת המחדל שלכם, אבל אם הארגון יחליט לאמץ כלי עבודה נוספים הוא יוכל להקל הן על בעלי התפקידים והן על חברי הקהילה.

ככה בעלי תפקידים יוכלו לעדכן באתר הקהילתי את המידע באופן שוטף, לידע על שינויים, וחברי וחברות הקהילה יתרגלו לחפש אותו בעת הצורך, במקום שיתפרץ להם מידי יום לנייד.

רוצים לשמוע עוד על אפליקציית Effect-Go, מערכת "קריאות שירות" או אתר קהילתי? מוזמנים לפנות אלינו.


חידושים ועדכונים

שנה טובה!
2
ספטמבר

שנה טובה!

צוות אפקט מערכות מאחל לכם: שנת שלום, בריאות, יצירה ואושר!

נדבקתם ברוח באולימפית?
18
אוגוסט

נדבקתם ברוח באולימפית?

טריאתלון גן שמואל מתקרב ותוכלו להירשם אליו באתר של "גן ספורט" שחידשנו לאחרונה.

רוצים לשלב רכב אישי בסידור הארגוני?
11
אוגוסט

רוצים לשלב רכב אישי בסידור הארגוני?

CarOnKey: מעתה קל יותר לשלב מכוניות אישיות בסידור

משרדיגיטלי של שתיל, באמצעות מערכת מעוף
21
יולי

משרדיגיטלי של שתיל, באמצעות מערכת מעוף

בתקופת הקורונה כשהרבה עברו לעבוד מהבית נוצר אצלנו צורך במקום אחד מרכזי בו יעלו תכנים שחשוב לנו שיהיו...