משרדיגיטלי של שתיל, באמצעות מערכת מעוף

איך התוכן מאורגן?

בתקופת הקורונה כשהרבה עברו לעבוד מהבית נוצר אצלנו צורך במקום אחד מרכזי בו יעלו תכנים שחשוב לנו שיהיו זמינים לכולם. זה עלה חזק בתקופת הסגרים, אבל בתור ארגון מבוזר, בו חברי הצוות פזורים מבאר שבע ועד חיפה, הצורך בהנגשת מידע היה קיים גם לפני.


מה זה אומר משרדיגיטלי?

מאגר ידע פנים ארגוני שנועד לשמש את חברות וחברי הצוות. למעשה זה סוג של באק אופיס.


בשביל מה זה טוב? 

מכירים את זה שאתם גוללים אחורה בווטסאפ או חופרות במיילים כדי למצוא חוברת או מאמר חשוב שמישהי שיתפה ולא זוכרים איפה? המשרדיגיטלי נועד לאצור (מלשון אוצרות) ולתייק חומרים שיש סיכוי גבוה שנרצה לחזור אליהם מתישהו. להוציא מהם נתונים, להיזכר ברעיונות, לקחת משם עקרונות פעולה ועוד. 


איך אנחנו מחליטים מה להעלות למשרדיגטלי?

אנחנו עובדים לפי עיקרון של: חפירה, אוצרות, ליקוט.

אם יש תוכן מהעבר שאנחנו יודעים שמחפשים אותו לפעמים, התפקיד של מנהלת המערכת לאתר אותו ולדאוג שיעלה למשרדיגטלי. יש חומרים שנוצרים כעת, למשל: דוחות, נתונים, סיכומי ישיבות שנרצה שיהיו זמינים לנו, ולעיתים יש תכנים שלא אנחנו כתבנו אבל כן חשוב לנו שיהיו נגישים וזמינים לצוות.


יש לנו 15 קטגוריות מרכזיות ועוד תתי קטגוריות שמופיעות כתגיות. אפשר להיכנס לאחת הקטגוריות שמופיעות בעמוד הראשי ולהגיע לכל התכנים בנושא או להיכנס לפריט תוכן, וללחוץ על אחת התגיות שמופיעות כדי להגיע לשאר הפריטים עם אותה תגית. אנחנו מוסיפים בקלות קטגוריות ותגיות בהתאם לצרוך.


מה עוד יש במשרדיגיטלי? 

בצד ימין יש כפתורים עם לינקים לאתרים נוספים. למשל גישה לכל הפלטפורמות הדיגיטליות של הארגון כמו אתר או עמוד פייסבוק, ולאתרים של שותפים שחשוב לנו שיהיו נגישים לצוות. 


איך מטמיעים את השימוש במערכת?

בשלב ראשון הזמנו את אחת המחלקות להצטרף - כל אחד נדרש להזין שם משתמש.ת וסיסמה ואושר על ידי מנהלת המערכת. ביקשנו מחברי הצוות להשתמש, להעיר הערות, לבקש בקשות וערכנו שינויים בהתאם. רוב השינויים נעשו באופן עצמאי במערכת מעוף+, וחלקם בפנייה לאפקט מערכות. לאחר חודשיים של הרצה פתחנו את המשרדיגיטלי לכולם. 


שגרות עבודה

מנהלת המערכת מעלה תכנים שהיא אוספת או כאלה ששלחו לה, ואחת לשבוע כל המנויים למשרדיגיטלי מקבלים במייל את התכנים האחרונים שעלו.

מנהלת המערכת יכולה לקבוע לגבי כל פריט אם הוא ישלח או לא.

 

בשורה תחתונה

המערכת מתאימה לנו כמו כפפה ליד. יש בה הרבה מאוד אפשרויות ואנחנו בחרנו מה שמתאים לנו. למשל ביקשנו להוסיף שדה של שם הכות.ב, בנוסף, לכל פריט ניתן לקבוע שיופיעו בתחתית פריטים נוספים מאותה קטגוריה, ויש גם אופציה לתגובות.

קיימת גם אפשרות למידור, שכל אחד במערכת יוגדר מהם התכנים שהוא יכול לצפות בהם, אבל אנחנו לא משתמשים בה בשלב זה. כל מורכבות במערכת מצריכה יותר משאבי ניהול והמטרה שלנו לעשות את זה קל ופשוט. ואם כבר קל ופשוט אז שלא יהיה גם כיף? אנחנו מקפידים על תמונה ייצוגית שונה לכל פריט תוכן. אם זה מסמך WORD ללא תמונה נבחר תמונה מתאימה ממאגר תמונות חינמי. זה מוסיף לחוויית המשתמש.ת והופך את החיפוש להרבה יותר נעים ונחמד.


נשמח לשתף בתהליך האיפיון והעבודה על המשרדיגטלי. מבחינתנו זה הופך את הארגון למקצועי יותר ומאפשר גם לעובדים חדשים להתמצא בקלות בחומרים, להכיר את ההיסטוריה של הארגון ולהגיע באופן עצמאי לתכנים שיסיעו להם להיכנס לתפקיד. אורלי פס
מנהלת מחלקת פיתוח יכולות, שתיל
הקרן החדשה לישראל


חידושים ועדכונים

שנה טובה!
2
ספטמבר

שנה טובה!

צוות אפקט מערכות מאחל לכם: שנת שלום, בריאות, יצירה ואושר!

נדבקתם ברוח באולימפית?
18
אוגוסט

נדבקתם ברוח באולימפית?

טריאתלון גן שמואל מתקרב ותוכלו להירשם אליו באתר של "גן ספורט" שחידשנו לאחרונה.

רוצים לשלב רכב אישי בסידור הארגוני?
11
אוגוסט

רוצים לשלב רכב אישי בסידור הארגוני?

CarOnKey: מעתה קל יותר לשלב מכוניות אישיות בסידור

משרדיגיטלי של שתיל, באמצעות מערכת מעוף
21
יולי

משרדיגיטלי של שתיל, באמצעות מערכת מעוף

בתקופת הקורונה כשהרבה עברו לעבוד מהבית נוצר אצלנו צורך במקום אחד מרכזי בו יעלו תכנים שחשוב לנו שיהיו...