למה אתם חייבים תהליכים אוטומטיים בארגון?
ייעול זמן. מילה שמקיפה אתכם מכל כיוון ובכל תחום.
הסיבה לכך מאוד ברורה.
אם תשקיעו בזה ממש מעט, תראו איך זה משפיע לא רק על הרווחה האישית שלכם, אלא גם על ביצועי הארגון והיכולת שלכם לנהל אותו.
קחו רגע וחשבו על השאלה הבאה: במה העובדים שלכם צריכים להשקיע את רוב הזמן שלהם?
התשובה היא ככל הנראה במהות העבודה שלהם.
אם זה אחראי האחזקה אז בנתינת שירות ופתרון בעיות, אם זה מנהל המחלקה אז בקידום משימות ופיתוח הארגון ופחות בדברים מסביב שרק מסבכים ומאטים את ההתקדמות.
כדי לוודא שהצוות שלכם וגם אתם תתעסקו בעבודה העיקרית שלכם, מומלץ לצמצם את הזמן המושקע על-ידי הצוות במשימות שאינן קשורות באופן ישיר לעבודה שלו על ידי הפיכתן לאוטומטיות עד כמה שניתן.
בעולם הדיגיטל והאוטומציה, זה די פשוט ונגיש להיעזר בתהליכים אוטומטיים שיביאו לשיפור העבודה והשירות בארגון.
עליכם לחשוב איך כל אחד מהתחומים בארגון החל מאחזקה, אדמיניסטרציה, תקשורת, שליחת הודעות ועד לתהליכים פיננסים יכול להתייעל בעזרת תהליכים אוטומטיים.
היתרונות במעבר לאוטומציה:
זמן עבודה יעיל וממוקד
העובדים יכולים לפנות זמן להתעסק ולהתמקד בעבודה העיקרית שלהם על ידי כך שהתהליכים האוטומטיים מחליפים להם פעולות משניות שנועדו רק לסדר ולארגן את הבקשות/משימות/נתונים וכו'.
שיפור חווית השירות
על ידי תהליכים אוטומטיים או חצי אוטומטיים ניתן ליצור בצורה פשוטה תנאים שיבטיחו שהלקוח יקבל תשובה מועילה ומהירה יותר לבקשתו וישפרו את חווית השירות שהוא מקבל.
בקרה וניהול תהליכים
ניתן לעקוב אחר התהליכים והעבודות שמתבצעות בזמן אמת, להפיק דוחות ולמדוד את ההספק/טיב השירות שניתן ללקוח.
בנוסף, אוטומציה עוזרת למנוע טעויות אנוש שלעיתים גוררות אחריהן הפסדים או עבודה נוספת.
שימור וניהול ידע
חלק מהעבודה של הצוות היא תיעוד הידע והפניית גורמים שונים למסמכים רלוונטים. על מנת שהעובדים וההנהלה לא יבזבזו זמן יקר על יצירה או חיפוש של מסמכים יש לשמור אותם במקום נגיש אחד.
דוגמאות לפעולות וכלים אוטומטיים שתוכלו להיעזר בהם בארגון:
- מערכת קריאות שירות
- מיילצ'ימפ
- הנהלת חשבונות - ניהול והצגת תקציבים וחיובים
- סידור רכב
- ארון מפתחות חכם
- ניהול מבנים
- מערכת חירום
- שליחת מזל טוב אישית לכל אחד מהעובדים.
לסיכום, שימוש בכלים אוטומטיים המתאימים לייעול זמן העבודה, יעזרו לצוות שלך ולך לנצל יותר מהזמן שלכם לקידום משימות ונתינת שירות, במקום להתעסק בכל הפרטים הקטנים שמסביב.
מוזמנים לקרוא את הראיון המלא עם סיון טכנולוגיות על ניהול וייעול מידע בארגון.
רוצה להכיר כלים נוספים? שלח/י לנו מייל או התקשר/י 054-2209086